eCoC ve CoC Arasındaki Fark Nedir?

CoC, Certificate of Conformity ifadesinin kısaltmasıdır; üreticinin tek bir aracın ilgili onaylı tipe uygunluğunu bildirdiği Uygunluk Belgesidir. eCoC ise uygunluk bilgisinin yapılandırılmış elektronik veri olarak hazırlanmasını ifade eder. Bu karşılaştırmada kağıt CoC, okunabilir belgeyi; eCoC ise ilgili alıcı hizmet için hazırlanan elektronik kaydı anlatır. Her iki çıktının dayanağı aynı araca ait doğru ve izlenebilir bilgidir.

Kağıt CoC ile eCoC karşılaştırması

Tablo günlük iş akışını karşılaştırır. Her belge veya alıcı hizmetin aynı kontrolleri uyguladığı anlamına gelmez. Süreç kurulmadan önce ilgili araç kapsamının koşulları belirlenmelidir. Birden fazla ülke, onay yolu veya imalat aşaması varsa aynı şablonun her yerde kullanılabileceği varsayılmamalıdır. Gereksinimlerin hangi kaynağa dayandığını kayıt altında tutmak sonraki incelemeleri kolaylaştırır.

Bir PDF veya tarama neden yapılandırılmış kayıt sayılmaz?

Taranmış belge, sayfanın görüntüsünü saklar. XML kaydı ise yazılımın inceleyebileceği isimlendirilmiş alanlar ve ilişkiler içerir. PDF’den değer okumak veri hazırlığında kullanılabilir; ancak okunan bilginin onaylı kaynakla ve gereken mesaj şartnamesiyle karşılaştırılması gerekir. OCR çıktısı veya elle girilen değer, kontrol edilmeden esas teknik kayıt haline getirilmemelidir.

Örneğin taramadaki bir kütle değeri okunaklı olabilir, fakat birimi, hangi konfigürasyona ait olduğu veya kaynak sürümü belirsiz kalabilir. Bu bilgi elektronik alana aktarılmadan önce belirsizlik giderilir. Ondalık ayırıcılar, opsiyonel donanım ve önceki belgeden kopyalanmış referanslar da aynı dikkatle incelenir. Dosyanın başarılı biçimde dönüştürülmesi, doğru aracı tarif ettiğini tek başına göstermez.

İki çıktıyı aynı kontrollü veriden hazırlayın

VIN’i, uygulanabilir tip onayı referansını ve ilgili teknik özellikleri birbirine bağlayan bir araç kaydı oluşturun. Hem kağıt hem elektronik çıktı gerekiyorsa ikisi de aynı kaynakla karşılaştırılmalıdır. Düzeltmelerin belge şablonunda ve XML üretiminde birbirinden bağımsız birikmesine izin vermeyin. Aksi halde biçimsel olarak doğru görünen iki çıktı zamanla farklı araç konfigürasyonlarını anlatabilir.

Pilot çalışmada standart bir üretim aracı ile daha karmaşık bir örnek seçmek yararlıdır. Önemli birkaç alanı kaynağından başlayarak her iki çıktıda izleyin. Birim dönüşümü veya biçim değişikliği gerektiren bir değer de ekleyin. Dönüşümün nasıl yapıldığını yazın; başka bir inceleyen aynı kontrolü şablonu hazırlayan kişiye sormadan tekrarlayabilmelidir.

Elektronik gönderimde hangi ek adımlar vardır?

Seçilen alıcının istediği mesaj hazırlanır, uygulanabilir kontroller çalıştırılır, gereken imza veya mühür uygulanır ve gönderilen dosya saklanır. RDW’nin elektronik gönderim açıklaması belirli bir otorite için başlangıç kaynağıdır. Bir hizmetin hesap veya imza koşulu, bütün diğer kanalların da aynı biçimde çalıştığını göstermez.

IVI XML doğrulaması çıktıyı seçilen kurallara göre kontrol eder; fiziksel araca ait her bilgiyi tek başına kanıtlayamaz. Ardından XML imzalama adımı hedefe uygun şekilde uygulanır. İmzalanmış dosyanın tam sürümü korunmalı ve gönderime nihai durum verilmeden önce gelen yanıt incelenmelidir.

eCoC her durumda kağıt belgeyi kaldırır mı?

Hedef otoritenin ve araç kategorisinin güncel kapsamı kontrol edilmelidir. Örneğin 3 Ekim 2026 tarihinde incelenen RDW rehberi, ulusal küçük seri istisnasıyla M, N ve O araçlarında 29 Kasım 2026 ve sonrasında üretilen araçlar için dijital CoC gerekliliğini açıklıyor. Bu, Hollanda tescil sürecinin belirtilen kapsamıdır; bütün ülkelerde her kağıt belgenin aynı anda ortadan kalktığı anlamına gelmez.

İki çıktı farklıysa veya gönderim reddedilirse ne yapılmalı?

Elektronik çıktı kağıt belgeyle uyuşmuyorsa önce her birinin hangi kaynak ve sürümden üretildiğini belirleyin. Farkın oluştuğu kaynak değeri veya eşleştirmeyi düzeltin; etkilenen çıktıyı yeniden üretip inceleyin. Önceki dosya ve düzeltme nedeni, uygulanabilir saklama düzenine göre erişilebilir kalmalıdır. Sadece müşteriye gönderilecek kopyayı değiştirmek sonraki üretimde aynı hatayı tekrar doğurabilir.

Alıcı hizmet kaydı reddederse yeniden denemeden önce veri, imzalama, hesap ve iletişim sorunlarını ayırın. Alıcının düzeltme ve mükerrer kayıt sürecini izleyin. NAP gönderim akışı üretici tarafındaki bu teslimi açıklar. Electronic COC Platform oluşturma, doğrulama, imzalama, yapılandırılmış NAP üzerinden gönderim ve yanıt takibini araç kaydıyla birlikte yürütür.

Örneğin doğru imzalanmış bir dosyada eski varyanta ait değer bulunabilir. İmza işleminin başarılı olması bu veri sorununu çözmez. Ya da doğru veri içeren dosya yanlış test hesabına gönderilmiş olabilir. Bu iki olay farklı sorumluların incelemesini gerektirir. Operatörün ekranında yalnızca “başarısız” yazması yerine gerçek yanıtın ve ilgili dosyanın görülebilmesi, sorunun doğru kişiye aktarılmasını kolaylaştırır.